Методические материалы по информатике

Электронные таблицы: Excel

Параметры ячейки

Оформление ячейки (Cell) или выделенного диапазона ячеек (Range) можно вызвать,

1. выполнив команду меню Формат→Ячейки... (Fomat→Cells...);
2. щелкнув на ячейке правой кнопкой мыши и выполнив команду контекстного меню Формат ячеек... (Fomat Cells...);
3. нажав горячую клавишу Ctrl+1.

Безусловно, последний способ является предпочтительным, как наиболее быстрый.

В результате на экран будет выведен диалог с несколькими закладками, позволяющий выполнить всё многообразие действий, связанных с отображением ячеек.

Некоторые дополнительные пояснения можно получить из Справки (Help) нажав клавишу F1 при открытом диалоге.

Число (Number)

Закладка позволяет указать, как должны показываться числа:

1. Общий (Genersl). Автоматически подбирает все параметры отображения символов, в частности, выравнивание и количество десятичных разрядов для чисел. Последнее может быть меньше действительного, если не умещается в ячейке. Если ширины ячейки не хватает для вывода целой части, то показываются диезы (##).
2. Числовой (Number). Фиксирует число десятичных разрядов (по умолчанию 2 во всех программах), обеспечивая правильное выравнивание разрядов в столбце; позволяет отделять классы друг от друга, облегчая чтение больших чисел; задает способ отображения отрицательных чисел.
3. Денежный (Currency). Аналогичен числовому, но позволяет добавить нужный денежный знак.
4. Финансовый (Accounting). Аналогичен денежному, но без указания формата отрицательных чисел. Следует заметить, что во многих случаях работы с финнансовыми показателями учитывается не два, а четыре разряда после десятичного разделителя. Нам это хорошо знакомо по котировкам валют.
5. Дата (Date). Определяет, в каком виде будет отображаться дата: порядок д/м/г, знаков года, месяц числом или прописью и т.д. Выбрав страну, можно получить список, приближенный к её традициям.
6. Время (Time). Способ показа времени или даты/времени. Звездочка в начале означает, что часы не будут считаться в пределах суток, а их может быть больше: 101:10:15 (процесс длился 101 час, 10 минут и 15 секунд).
7. Процентный (Percentage). Отображает у числа с фиксированным числом десятичных разрядов знак процента. При этом уже набранные числа переводятся в проценты из расчета 1 = 100%.
   Частично перекрывается кнопкой , но последняя сама решает, каково число десятичных разрядов.
8. Дробный (Fraction). Excel не работает с обыкновенными дробями, что можно преодолеть, воспользовавшись данным форматом. Дополнительно можно задать число цифр в числителе/знаменателе.
9. Экспоненциальный (Scientific). Особый способ отображения очень больших и очень маленьких десятичных чисел, используемый также в работе очень многих программ. Представлен разделителем – буквой «E», мантиссой (слева от E) и степенью (справа от E). Запись 3.5E+06 означает 3.5·10⁶ = 3500000, а 1.23E-10 означает 1.23·10^–10 = 0.000000000123.
10. Текстовый (Text). Заставляет Excel воспринимать содержимое ячейки как текст («как введено»), даже если там содержатся числовые данные.
    Того же эффекта можно добиться, если начать набор в ячейке со знака одинарной кавычки: '.
11. Дополнительный (Special). Некоторые особые форматы данных, принятые в разных странах и позволяющие облегчить ввод или не ошибиться: число разрядов в почтовом индексе, автоматическая расстановка скобок и дефисов в номере телефона и т.п.
12. Все форматы (Custom – пользовательский). Форматы, совмещающие в себе несколько возможностей. Пользовательским формат называется так потому, что вы сами можете создать свои форматы, хотя для этого надо знать большое количество специальных кодов. Они достаточно подробно описаны в Справке.

Выравнивание (Alignment)

Параметры размещения текста внутри ячейки:

Наиболее важные параметры.
1. Выравнивание внутри ячейки по осям облегчает для некоторых случаев считывание. Не стоит менять их без нужды. Во многих ситуациях Excel сам сменит их на наиболее подходящие.
2. Отступ – расстояние от текста до правой/левой границ ячейки – позволяет создать сложное выравнивание в столбце.
3. Переносить по словам. Очень важный параметр! При снятой галочке (по умолчанию), текст, не влезающий в ячейку, накладывается на следующие пустые ячейки. Если же встречается заполненная ячейка, текст как бы уходит под неё и мы перестаем его дальше видеть. Это достаточно удобно, так видеть весь текст нужно не всегда, а прочитать его можно в строке редактирования формул, перейдя на эту ячейку.
   Если галочку установить, то высота ячейки увеличится настолько, чтобы вместить весь текст. Необходимо при распечатке, но может усложнить чтение строк из-за их разной высоты.
4. Автоподбор ширины (сжатие, точнее уменьшения кегля, до состояния размещения) уменьшает надписи в ячейках, если их ширина недостаточна. Очень удобно для особых случаев, хотя придает оттенок неряшливости, да и уменьшение может привести к нечитаемому размеру символов.
5. Объединение ячеек. Дублирует одноименный инструмент панели форматирования.
6. Ориентация. Поворачивает надпись относительно горизонтальной оси до ±90°. По российским стандартам не допускается поворот по часовой стрелке. (Но если очень надо...)

Шрифт (Font)

Оформление символов в ячейке:

Стандартный диалог форматирования атрибутов текста. Бросается в глаза скудность возможностей по сравнению с Word, но это естественно, так как Excel не является текстовым редактором, о чем многие частенько забывают.
Следует обратить внимание на флажок Обычный (Normal font), сбрасывающий все параметры закладки на стандартные значения. Это намного удобнее, чем менять несколько пунктов, которые надо ещё и помнить.
Требует использования только для присвоения параметров Видоизменения (Effects).

Граница (Border)

Дает возможность очертить рамки вокруг ячеек:

Работа с диалогом требует определенных навыков. Его важность определяется тем, что если на экран выводится сетка, помогающая воспринимать информацию, то при распечатке табличные данные могут стать совершенно нечитабельными. Единственное принципиальное замечание: объектом для присвоения рамки является ячейка. Каждой ячейке могут быть присвоены индивидуалные границы. Но ячейки граничат друг с другом и, по концепции Excel, их граница – общая. (В Word всё совершенно по другому!)

Вид (Patterns)

Не совсем понятно, как это переводилось на русский, но диалог задает, какой фоновый цвет будет у ячеек:

Защита (Protection)

Данный диалог на этом этапе обсуждаться не будет.